Les huissiers de justice manipulent chaque jour des documents sensibles : procès-verbaux, commandements de payer, significations d'actes, contrats, et bien d'autres pièces à valeur légale. La gestion de ces documents doit être irréprochable, tant sur le plan de la sécurité que de la conformité. C'est précisément ce que propose Arkevia, le coffre-fort numérique développé par le Groupe Cegedim. Conçu à l'origine pour les fiches de paie, Arkevia s'impose aujourd'hui comme un outil de gestion incontournable pour les professionnels du droit, notamment les huissiers de justice et les acteurs du recouvrement.
Qu'est-ce qu'Arkevia ?
Arkevia est une plateforme de stockage et de partage de documents numériques, accessible via le portail MyArkevia. Elle permet de sauvegarder, organiser et archiver des fichiers sensibles dans un environnement hautement sécurisé. La solution est certifiée NF Z42-013, une norme qui garantit l'intégrité et la pérennité des documents archivés, leur conférant une valeur probante équivalente à celle des originaux papier.
Pour les huissiers de justice, cette certification est un atout majeur : elle assure que les documents stockés peuvent être produits en justice avec une force légale incontestable. Arkevia n'est donc pas un simple espace de stockage en ligne, mais un véritable outil de gestion documentaire adapté aux exigences du secteur juridique.
Pourquoi les huissiers de justice ont besoin d'une solution de gestion documentaire
L'activité d'un huissier de justice est encadrée par des obligations légales strictes en matière de conservation et de traçabilité des actes. Les documents doivent être conservés pendant des durées variables, parfois plusieurs décennies. Une gestion papier est non seulement encombrante, mais aussi risquée : perte, vol, détérioration, ou simple difficulté à retrouver un document précis.
Arkevia répond à ces enjeux en offrant :
- Un archivage sécurisé sur une durée de 50 ans, conforme aux exigences légales
- Un accès à distance à tout moment, depuis n'importe quel navigateur
- Une organisation personnalisée grâce à des répertoires et des dossiers
- Un partage contrôlé des documents avec les collaborateurs, les clients ou les confrères
- Une traçabilité complète des consultations et des modifications
Pour les études d'huissiers, c'est un gain de temps considérable et une réduction des risques juridiques.
Les fonctionnalités clés d'Arkevia pour le recouvrement
Le recouvrement de créances implique la gestion de nombreux documents : commandements de payer, significations, procès-verbaux de saisie, correspondances avec les débiteurs et les avocats. Arkevia permet de centraliser tous ces éléments dans un espace unique, consultable par les différents membres de l'étude.
Gestion des dossiers de recouvrement
Chaque dossier peut être organisé dans un répertoire dédié, avec des sous-dossiers par créance ou par débiteur. Cette structure facilite le suivi des procédures et l'accès rapide aux pièces justificatives.
Partage sécurisé avec les partenaires
Arkevia permet de partager des documents avec des tiers (avocats, confrères, clients) sans risque de fuite. Les droits d'accès sont paramétrables, et chaque partage est tracé.
Signature et validation électroniques
Les documents peuvent être signés électroniquement, ce qui accélère les procédures tout en garantissant leur authenticité. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les actes qui doivent être validés par le débiteur ou le client.
Sécurité et conformité : la valeur probante des documents
La sécurité est le cœur de la proposition de valeur d'Arkevia. La plateforme utilise des protocoles de chiffrement avancés et est hébergée dans des centres de données certifiés. Les données sont sauvegardées et protégées contre le vol, la perte et les accès non autorisés.
En plus de la certification NF Z42-013, Arkevia est conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Les huissiers, qui traitent des données personnelles sensibles, peuvent donc utiliser la solution en toute sérénité.
La valeur probante des documents archivés est un point crucial : en cas de litige, un document extrait d'Arkevia a la même force qu'un original papier. Cela protège l'huissier en cas de contestation, mais aussi ses clients.
Comment créer et utiliser son compte Arkevia
Pour bénéficier d'Arkevia, il faut d'abord créer un compte. La procédure est simple et rapide :
- Rendez-vous sur le site www.myarkevia.com
- Cliquez sur « Je m'inscris »
- Renseignez vos informations : numéro d'enregistrement, code secret, adresse e-mail
- Validez votre inscription ; vous recevrez un e-mail de confirmation
Une fois le compte créé, vous pouvez vous connecter à votre espace personnel avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. En cas d'oubli, la fonction « mot de passe oublié » permet de le réinitialiser. Un support technique est disponible pour accompagner les utilisateurs.
Arkevia face aux autres solutions du marché
Plusieurs solutions de coffre-fort numérique existent, comme Digiposte ou MyPeopleDoc. Voici un comparatif rapide :
| Critère | Arkevia | Digiposte | MyPeopleDoc |
|---|---|---|---|
| Certification NF Z42-013 | Oui | Oui | Oui |
| Durée de conservation | 50 ans | 10 ans | Variable |
| Adapté aux huissiers | Oui, via des fonctionnalités spécifiques | Non | Non |
| Signature électronique | Oui | Oui | Oui |
| Support dédié | Oui, équipe spécialisée | Standard | Standard |
Arkevia se distingue par sa durée de conservation étendue et son adaptation au métier d'huissier, notamment grâce à des fonctionnalités de gestion de dossiers de recouvrement.
FAQ : vos questions sur Arkevia
Arkevia est-il obligatoire pour les huissiers ?
Non, mais il est fortement recommandé pour garantir la conformité et la sécurité des documents.
Les documents stockés ont-ils une valeur légale ?
Oui, grâce à la certification NF Z42-013, les documents archivés ont une valeur probante.
Puis-je accéder à mes documents depuis un mobile ?
Oui, Arkevia est accessible depuis tout navigateur, y compris sur mobile.
Combien coûte Arkevia ?
Les tarifs varient selon la taille de l'étude et les options choisies. Il est conseillé de demander un devis personnalisé.
En adoptant Arkevia, les huissiers de justice et les professionnels du recouvrement disposent d'un outil fiable, sécurisé et conforme, qui simplifie la gestion documentaire et renforce la confiance de leurs clients.